Spółka cywilna jest najprostszą formą prowadzenia działalności gospodarczej przez kilka osób. Jednak w odróżnieniu od spółek handlowych (jawnej, partnerskiej, komandytowej, komandytowo-akcyjnej, z ograniczoną odpowiedzialnością oraz akcyjnej) nie stanowi ona podmiotu odrębnego od jej wspólników. Nie posiada też własnego majątku ani własnej firmy. Wszystkie rzeczy i prawa, którymi dysponują prowadzący razem przedsiębiorstwo, należą więc do ich wspólnego majątku. Jest on objęty wspólnością łączną.
ikona lupy />
Dziennik Gazeta Prawna / Wojtek Gorski
Taki rodzaj wspólności uniemożliwia podział mienia, dopóki spółka działa. Brak podmiotowości prawnej pociąga za sobą wiele praktycznych konsekwencji, np. wierzyciele mogą egzekwować swoje należności wprost z majątku osobistego wspólników. Fakt ten jest głównym powodem, dla którego często warto podjąć decyzję o przekształceniu spółki cywilnej w spółkę prawa handlowego.
Tu najczęściej wybór pada na spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością. Udziałowcy spółki z o.o. odpowiadają bowiem za jej zobowiązania jedynie do wysokości wkładów, jakie wnieśli do niej. Większe ryzyko ponoszą członkowie zarządu, którzy w przypadku gdy egzekucja z majątku spółki okaże się bezskuteczna, odpowiadają za jej długi swoimi majątkami osobistymi. Jednak często funkcja ta jest pełniona przez osoby nienależące do grona wspólników.
Podejmując decyzję o przekształceniu, z reguły nie warto wybierać spółki osobowej. A to z uwagi na to, że tutaj wspólnicy także odpowiadają za zobowiązania spółki całym swoim majątkiem, choć solidarnie z pozostałymi wspólnikami i ze spółką. Wierzyciel może jednak prowadzić egzekucję z majątku wspólnika dopiero, gdy nie jest w stanie wyegzekwować świadczenia z majątku spółki. Tyle że w praktyce spółka rzadko ma środki na zaspokojenie wierzycieli. W związku z tym ci i tak próbują ściągnąć swoje należności od wspólników.

Dwa warianty

Spółka cywilna może zostać przekształcona w spółkę z o.o., jeśli jej wspólnicy zgadzają się na zmianę i dokonają niezbędnych formalności. W zależności od tego, czy przed przekształceniem wszyscy byli uprawnieni do prowadzenia spraw spółki cywilnej, transformacja może nastąpić albo w trybie uproszczonym, albo w zwykłym. Różnica między tymi procedurami polega na tym, że w pierwszym przypadku nie ma obowiązku przygotowywania planu przekształcenia, zawiadamiania wspólników spółki o transformacji oraz wykładania do wglądu dokumentów dotyczących przekształcenia.
Zastosowanie procedury uproszczonej pozwala więc obniżyć koszty całej operacji oraz skrócić czas jej realizacji. Jeśli umowa spółki cywilnej przewidywała, że jej sprawy prowadzili tylko niektórzy wspólnicy, transformacja musi odbyć się w trybie pełnym.

Plan zmiany formy

Procedurę przekształceniową należy zacząć od przygotowania planu przekształcenia. Powinien on być sporządzony na piśmie pod rygorem nieważności przez wszystkich wspólników spółki cywilnej prowadzących dotychczas jej sprawy oraz zawierać co najmniej: ustalenie wartości bilansowej majątku spółki przekształcanej na określony dzień w miesiącu poprzedzającym przedłożenie wspólnikom planu oraz określenie wartości udziałów wspólników zgodnie ze sprawozdaniem finansowym sporządzonym dla celów transformacji.
Powyższy plan należy poddać badaniu przez biegłego rewidenta w zakresie poprawności i rzetelności. Biegły taki jest wyznaczany na wniosek spółki przez sąd rejestrowy właściwy według jej siedziby.

Zawiadomienie o uchwale

Wspólnicy prowadzący sprawy spółki przekształcanej (spółki cywilnej) zawiadamiają pozostałych wspólników o zamiarze powzięcia uchwały o przekształceniu rodzaju działalności dwukrotnie, w odstępie nie krótszym niż dwa tygodnie i nie później niż na miesiąc przed planowanym dniem powzięcia kluczowej uchwały. Muszą przy tym określić miejsce oraz termin, w którym wspólnicy mogą się zapoznać z pełną treścią planu i załączników, a także opinią biegłego rewidenta. Powyższe obowiązki można ominąć, jeśli transformacja odbywa się w trybie uproszczonym.

Protokół notarialny

Kolejny krok to podjęcie przez wspólników uchwały w sprawie przekształcenia. Należy ją umieścić w protokole sporządzonym przez notariusza. Następna czynność to złożenie przez wspólników oświadczeń o uczestniczeniu w spółce z o.o. Oświadczenia najlepiej zamieścić w protokole notarialnym dokumentującym podjęcie uchwały o przekształceniu spółki. W przeciwnym razie wspólnicy powinni je złożyć w terminie miesiąca od dnia podjęcia uchwały o transformacji.
Jeśli jednak któryś z nich nie złoży takiej deklaracji, przysługuje mu wypłata w wysokości wniesionego wcześniej przez niego wkładu do spółki. Wypłata powinna nastąpić nie później niż w ciągu 6 miesięcy od dnia przekształcenia. Po czym wspólnicy powinni powołać członków organów spółki i zawrzeć w formie aktu notarialnego umowę spółki z o.o. Wszystkie te etapy – powzięcie uchwały, wybór decydentów spółki i zawarcie jej umowy – mogą mieć miejsce jednego dnia.

Wniosek do KRS

Po dokonaniu powyższych czynności wszyscy członkowie zarządu spółki przekształconej (czyli spółki z o.o.) mają obowiązek złożyć wniosek o jej zarejestrowanie w Krajowym Rejestrze Sądowym oraz ogłosić przekształcenie w Monitorze Sądowym i Gospodarczym. Sądem właściwym jest sąd rejestrowy miejsca siedziby spółki.
Wniosek należy przygotować na urzędowych formularzach.

Skutki zmiany

Spółka cywilna staje się spółką z o.o. w momencie wpisu do Krajowego Rejestru Sądowego. Od tej chwili nowy byt staje się podmiotem wszelkich obowiązków oraz praw, które dotychczas posiadali wspólnicy spółki cywilnej. Przysługują mu w szczególności wszelkie zdobyte przez spółkę cywilną koncesje, ulgi oraz zezwolenia.
Wspólnicy spółki z o.o. odpowiadają też solidarnie za wszelkie zobowiązania spółki cywilnej powstałe przed dniem jej przekształcenia (do trzech lat wstecz). Jeśli nastąpiła zmiana nazwy spółki, spółka z o.o. powinna przez okres co najmniej roku podawać przy niej poprzednią nazwę (w nawiasie, z dopiskiem „dawniej”).
Spółka cywilna sprawdza się przy prowadzeniu niewielkiego ekonomicznie bezpiecznego biznesu. W przypadku większych przedsięwzięć osobista odpowiedzialność wspólników może okazać się dla nich niekorzystna

Zasady postępowania

Czynności niezbędne do dokonania przekształcenia spółki cywilnej w spółkę z o.o.:

● sporządzenie planu przekształcenia spółki wraz z załącznikami oraz opinią biegłego rewidenta;

● powzięcie uchwały o przekształceniu spółki zamieszczonej w protokole sporządzonym przez notariusza;

● powołanie członków organów spółki z o.o.;

● zawarcie umowy spółki z o.o.;

● dokonanie w rejestrze wpisu spółki z o.o.

Co powinna zawierać uchwała o przekształceniu:

● określenie rodzaju spółki, w jaką ma być przekształcona spółka cywilna, czyli w spółkę z o.o.;

● wysokość wprowadzanego przez wspólników kapitału zakładowego spółki z o.o. (w przypadku spółki z o.o. minimalny kapitał zakładowy wynosi 5000 zł);

● wysokość kwoty przeznaczonej na wypłaty dla wspólników nieuczestniczących w spółce przekształconej, która nie może przekraczać 10 proc. wartości bilansowej majątku spółki cywilnej;

● zakres praw przyznanych osobiście wspólnikom uczestniczącym w spółce przekształconej, jeżeli przyznanie takich praw jest przewidziane;

● nazwiska i imiona członków zarządu spółki przekształcanej, czyli spółki z o.o.;

● zgodę na brzmienie umowy spółki z o.o.

Podstawa prawna

Ustawa z 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny (Dz.U. nr 16, poz. 93 z późn. zm.). Ustawa z 15 września 2000 r. – Kodeks spółek handlowych (Dz.U. nr 94, poz. 1037 z późn. zm.).

Zmiana korzystna przy dużym ryzyku gospodarczym działalności

Jaka jest różnica między spółką cywilną a spółką z o.o.?

Podstawową różnicą pomiędzy spółką z ograniczoną odpowiedzialnością a spółką cywilną jest zakres odpowiedzialności cywilnoprawnej wspólników – w przypadku spółki cywilnej odpowiedzialność ta jest niegraniczona i solidarna, zaś wspólnicy spółki z o.o. co do zasady nie odpowiadają za jej zobowiązania. Wskazać też należy, że spółka z o.o. posiada osobowość prawną – a więc jest podmiotem praw i obowiązków. Rzeczy i prawa, którymi dysponują wspólnicy spółki cywilnej, są ich majątkiem objętym wspólnością łączną (nie można go np. podzielić, dopóki spółka trwa). Spółka cywilna nie ma też własnej firmy (każdy ze wspólników działa pod swoją firmą). Oczywiście spółce cywilnej można nadać nazwę, ale nie będzie ona chroniona na podstawie przepisów kodeksu cywilnego.

Kiedy więc warto rozważyć przekształcenie?

Przede wszystkim wtedy, gdy wspólnicy planują zmianę składu osobowego spółki. W przypadku spółki cywilnej niedopuszczalne jest zbycie udziału – wspólnik może wypowiedzieć swój udział, a wówczas pozostali wspólnicy obowiązani są wypłacić mu w pieniądzu wartość jego udziału lub zwrócić w naturze rzeczy, które wniósł do spółki. Udział w spółce z o.o. może być zaś przez wspólnika zbyty na rzecz osoby trzeciej. Umowa spółki z o.o. może wprawdzie wprowadzać ograniczenia w tym zakresie (np. poprzez wymóg uzyskania zgody organu spółki), nie można jednak zupełnie zakazać zbywania udziałów. Przekształcenie spółki cywilnej w spółkę z o.o. wskazane jest także w sytuacji, gdy działalność prowadzona dotychczas w formie spółki cywilnej rozwija się i ryzyko gospodarcze rośnie. Spółka cywilna sprawdza się bowiem przy prowadzeniu niewielkiego ekonomicznie bezpiecznego biznesu. W przypadku większych przedsięwzięć gospodarczych osobista odpowiedzialność wspólników może okazać się dla nich niekorzystna.

Jakie są minusy transformacji?

Niewątpliwie minusem prowadzenia działalności w formie spółki z o.o. jest podwójne opodatkowanie – spółka jako osoba prawna objęta jest podatkiem dochodowym od osób prawnych (CIT), dodatkowo jej wspólnicy, gdy dojdzie do wypłaty zysku, także są zobowiązani zapłacić podatek dochodowy (PIT lub CIT).