Czynności sprawdzające powinny być procedurą wykorzystywaną przez fiskusa do szybkiego i prostego sprawdzenia rozliczeń podatnika. W praktyce można jednak zaobserwować, że urzędy skarbowe coraz częściej wykorzystują to narzędzie do przeprowadzenia pogłębionej weryfikacji, która jest zastrzeżona dla kontroli podatkowej.

Skala zjawiska jest tak duża, że zwróciła również uwagę Rzecznika Praw Obywatelskich, który 6 grudnia 2023 r. wystosował nawet do Dyrektora Departamentu Polityki Podatkowej w Ministerstwie Finansów pismo w sprawie nadużywania procedury czynności sprawdzających przez organy podatkowe.

Na początek: czym są czynności sprawdzające?

Czynności sprawdzające to uproszczona procedura, podczas której urzędy skarbowe weryfikują wymienione wprost w Ordynacji podatkowej okoliczności. Chodzi o:

  • sprawdzenie terminowości składania deklaracji oraz wpłacania podatków;
  • stwierdzenie formalnej poprawności deklaracji podatkowych;
  • ustalenie stanu faktycznego w zakresie niezbędnym do stwierdzenia zgodności z przedstawionymi dokumentami;
  • weryfikację poniesionych przez podatnika wydatków i uzyskanych przychodów (dochodów) opodatkowanych lub przychodów (dochodów) nieopodatkowanych - w zakresie niezbędnym do ujawnienia podstawy opodatkowania z tytułu przychodów nieznajdujących pokrycia w ujawnionych źródłach lub pochodzących ze źródeł nieujawnionych;
  • weryfikację danych i dokumentów przedstawionych przez podatników dokonujących rejestracji podatkowej;
  • weryfikację danych i dokumentów przedstawionych przez podmioty dokonujące zgłoszenia rejestracyjnego;
  • sprawdzenie czy podatnik spełnił warunki uprawniające do opodatkowania ryczałtem od dochodów spółek, a także skontrolowanie rzetelności i terminowości oświadczenia składanego podatnikowi przez jej udziałowca albo akcjonariusza.

W praktyce, z czynnościami sprawdzającymi przedsiębiorcy najczęściej mają do czynienia w przypadku wystąpienia o zwrot VAT – urząd skarbowy weryfikuje wówczas, czy podatnik faktycznie jest do tego zwrotu uprawniony.

Jak przebiegają czynności sprawdzające?

Według przepisów Ordynacji podatkowej, jeśli urząd skarbowy chciałby otrzymać od przedsiębiorcy, wobec którego prowadzi czynności sprawdzające, jakieś wyjaśnienia lub dokumenty, powinien wystosować do niego formalne, pisemne wezwanie. Wezwanie powinno być wysłane na adres siedziby spółki lub – w przypadku jednoosobowej działalności gospodarczej – na adres zamieszkania przedsiębiorcy (lub pełnomocnika, jeżeli taki został ustanowiony). W praktyce coraz częściej zdarza się jednak, że pracownicy urzędu skarbowego, zamiast wysyłać wezwanie, dzwonią do podatników (albo ich biura księgowego) lub piszą e-mail.

Nie jest to niestety działanie zgodne z Ordynacją podatkową. Niesie ze sobą też wiele niebezpieczeństw dla przedsiębiorcy.

Przede wszystkim, podczas takiego kontaktu nie jesteśmy w stanie zweryfikować, czy rozmawiamy faktycznie z pracownikiem organu podatkowego i czy rzeczywiście wysyłane przez nas dokumenty i informacje trafiają do odpowiedniej osoby. Warto przy tym zaznaczyć, że na stronie internetowej Ministerstwa Finansów i Krajowej Administracji Skarbowej regularnie pojawiają się komunikaty o oszustach podszywających się pod pracowników organów podatkowych – ostatni został opublikowany niespełna miesiąc temu, 8 lutego 2024 r.

W komunikacie tym wskazano, że: „Do Ministerstwa Finansów docierają sygnały o próbach oszustwa. Osoby podające się za konsultantów infolinii Krajowej Informacji Skarbowej lub pracowników Krajowej Administracji Skarbowej dzwonią do podatników i próbują pozyskać informacje, takie jak numer rachunku bankowego, numer PESEL lub inne dane osobowe. Pracownicy administracji skarbowej nie wykonują takich telefonów i nie zbierają w ten sposób informacji.”

Dodatkowo, nawet jeżeli po drugiej stronie faktycznie znajduje się pracownik organu podatkowego, to przedsiębiorca udzielający w ten sposób informacji nie ma żadnej kontroli nad tym, co zawierać będzie notatka służbowa powstała w wyniku tej rozmowy. Nie może więc sprawdzić, czy wypowiedziane przez niego słowa zostały właściwie zrozumiane i odnotowane. Niezwykle trudno jest potem udowodnić, co przedsiębiorca rzeczywiście powiedział (lub miał na myśli) podczas rozmowy z urzędnikiem.

Z naszych obserwacji wynika też, że urzędy skarbowe podczas czynności sprawdzających coraz częściej proszą o dokumenty, których nie mogą żądać w ramach tej procedury. Należy bowiem podkreślić, że, co do zasady, gromadzenie dowodów przez organ podatkowy zastrzeżone jest dla kontroli podatkowej i fiskus nie ma prawa wykonywać tego typu działań w trakcie czynności sprawdzających.

Zauważamy również widoczny trend zadawania pytań niezwiązanych z przedmiotem czynności sprawdzających – na przykład, w trakcie czynności sprawdzających dotyczących zwrotu VAT, organ podatkowy pyta o źródła finansowania działalności podatnika, prosi o przesłanie umów pożyczek, pyta o to, czy spółka poniosła stratę w CIT i jeśli tak, to dlaczego. Tymczasem nie są to przecież okoliczności mające wpływ na to, czy wniosek przedsiębiorcy o zwrot VAT jest zasadny, czy też nie jest.

Organ podatkowy w ten sposób w zasadzie prowadzi nieformalną kontrolę podatkową – kontrolę podatkową, w której podatnik pozbawiony jest jednak praw kontrolowanego.

Czym się różnią czynności sprawdzające od kontroli podatkowej?

Kontrola podatkowa jest to w pełni sformalizowana procedura mająca na celu weryfikację rozliczeń podatnika. Podczas gdy czynności sprawdzające zdają się nie mieć ani początku, ani końca (podatnik dowiaduje się o ich trwaniu podczas kontaktu z urzędem skarbowym, a o zakończeniu często nie dowiaduje się wcale), przepisy o kontroli podatkowej jasno określają wymogi dotyczące jej wszczęcia oraz zakończenia. Podatnik ma również prawo do złożenia sprzeciwu od czynności kontrolnych. Co więcej – kontrola podatkowa ma wyznaczone terminy jej trwania, tymczasem czynności sprawdzające mogą trwać w niemal w nieskończoność, a długość ich trwania ogranicza w zasadzie jedynie termin przedawnienia.

Co więcej, w toku kontroli podatkowej podatnik jako kontrolowany ma jasno określone prawa i obowiązki – wynikają one wprost z przepisów Ordynacji podatkowej. Również kontrolujący mają jasno określone uprawnienia.

Niezwykle istotny jest przy tym sposób zakończenia kontroli podatkowej. Mianowicie kończy się ona protokołem, z którego wynikają wszelkie ustalenia i nieprawidłowości lub wskazanie, że nieprawidłowości nie znaleziono. Po zakończeniu kontroli podatkowej przedsiębiorca dysponuje więc dokumentem, który w jasny sposób określa, czy jego rozliczenia podatkowe były prawidłowe i dlaczego. W przypadku czynności sprawdzających podatnik nie musi być natomiast informowany o ich zakończeniu. Jeżeli ich przedmiotem była zasadność zwrotu VAT, to podmiot zazwyczaj może podejrzewać, że procedura się skończyła, jeżeli ten zwrot VAT otrzyma.

Warto w tym miejscu zaznaczyć, że otrzymanie zwrotu VAT po czynnościach sprawdzających nie oznacza niestety, że za kilka lat nie zostanie on zakwestionowany przez organy podatkowe.

Jak dbać o bezpieczeństwo w kontaktach z fiskusem?

Przede wszystkim, podczas kontaktów z organami podatkowymi, warto znać prawa, przysługujące podatnikom oraz uregulowania prawne dotyczące danej procedury. Pomocny jest w takiej sytuacji kontakt z profesjonalnym pełnomocnikiem uprawnionym do reprezentowania przedsiębiorców w sprawach prowadzonych przez fiskusa.

Doradca podatkowy znający dobrze przepisy Ordynacji podatkowej zadba o egzekwowanie właściwej drogi kontaktu oraz przekazywanie informacji i dokumentów w takim zakresie, jaki przewiduje dana procedura. Pozwoli to także na sprawną i efektywną współpracę z fiskusem.

Katarzyna Stypa-Sadowska, Senior Tax Supervisor w RSM Poland