Sparados: Sprawne zarządzanie wydatkami i karty firmowe

Jak najlepiej kontrolować wydatki w firmie i podnosić efektywność swojego biznesu? Innowacyjny polski start-up z dziedziny fintech, Sparados wychodzi naprzeciw takim potrzebom pomagając przedsiębiorcom w zarządzaniu kosztami i przede wszystkim w ich kontroli.

Według raportu firmy Deloitte, aż 52% przedsiębiorców uznaje zarządzanie kosztami za główne wyzwanie, a jednocześnie najtrudniejsze do planowania i nadzorowania. W tej kategorii znajdują się wydatki związane z delegacjami pracowników, subskrypcjami, świadczeniami socjalnymi, drobnymi zakupami oraz kosztami bieżącej działalności generowanymi zarówno przez pracowników, jak i samą kadrę zarządzającą.

Polacy liderami w płatnościach kartami

Zgodnie z danymi Głównego Urzędu Statystycznego w 2021 r. w Polsce działało ponad 2,3 mln mikro, małych i średnich firm – od 2015 roku liczba ta wzrosła o niemal 400 tysięcy. Jednocześnie wcale nie zmniejsza się grupa firm borykających się z papierkową robotą, zagubionymi fakturami, stratą czasu poświęconą na identyfikację kosztów, stykających się z biurokratycznymi procedurami bankowymi z wydawaniem kart pracowniczych (nawet do 2 tygodni). Przedsiębiorcom po prostu doskwiera zbyt duże zaangażowanie pracowników w papierologię, gdy w tym czasie mogliby wykonywać operacje wspierające wzrost biznesu.

Badania przeprowadzone przez POLASIK Research w 2021 r. pokazują także, że wiele z polskich firm nadal korzysta z przestarzałych procedur rozliczeń wyjazdów służbowych bazujących na drukach delegacyjnych oraz ogólnodostępnych kalkulatorach kosztów wyjazdów pracowniczych. Rozwój rynku płatności kartowych stwarza nowe możliwości zarówno dla konsumentów, jak i właśnie dla przedsiębiorców. Warto bowiem pamiętać, że to Polacy są pionierami i liderami w używaniu kart płatniczych w Unii Europejskiej. W naszym kraju przeciętna liczba transakcji płatniczych przeprowadzanych przez mieszkańca od 2018 roku zaczęła przekraczać zarówno średnią dla strefy Euro, jak i całej Unii Europejskiej. Jak wynika z raportu Polasik Research w latach 2015-2021 odnotowano w Polsce wzrost liczby wydanych kart firmowych o ponad 60%, a w 2022 r. zbliżeniowe transakcje płatnicze z wykorzystaniem urządzeń mobilnych przekroczyły już 13 % - wynika z raportu Polasik Research.

Systemy do zarządzania wydatkami firmowymi, takie jak Sparados, z wykorzystaniem kart wirtualnych cechują się innowacyjnością i wysokim potencjałem rynkowym. Elastyczność rozwiązań sprawia, że może z powodzeniem sprawdzić się zarówno w sektorze małych i średnich przedsiębiorstw, jak i w korporacjach. Rozwój rynku płatności kartami firmowymi to nowe możliwości rozwoju dla przedsiębiorców, a raport ośrodka badawczego RBR London1 wskazuje, że rynek kart firmowych bardzo szybko rośnie i wartość takich transakcji osiąganie w UE poziom ponad 520 mld euro w 2025 r.

Wygodna karta firmowa dla Twojego pracownika

Rozwiązania oferowane przez Sparados mogą być szczególnie atrakcyjne dla pracowników małych i średnich przedsiębiorstw. Przed wyjazdem w podróż pracownik bez problemów może błyskawicznie uzyskać wirtualna kartę Mastercard na określony limit wydatków. Nie musi zabierać ze sobą gotówki ani korzystać z własnych pieniędzy. Wszystkie środki przyznane przez pracodawcę są zgromadzone w jednym miejscu, a pracodawca ma wgląd w historię płatności. Pozwala to pracodawcy kontrolować, czy pieniądze są właściwie wydawane. Pracownik może takiej firmowej karty użyć w takich sytuacjach jak:

• delegacja
• zakup karty podarunkowej
• zakup karty lunchowej
• zakup materiałów biurowych
• zakupy określonego asortymentu, np. paliwa
• opłacenie mediów, np. reklam na Facebooku, Instagramie
• zakupy sprzętowe, oprogramowanie, subskrypcje, itd

Gdy w delegacji niespodziewanie skończą się środki wystarczy, że pracownik wyśle - za pośrednictwem aplikacji - wniosek o zmianę swoich limitów kwotowych lub czasowych. Administrator może taką prośbę zaakceptować w kilka sekund, więc to idealne rozwiązanie na tzw. podbramkowe sytuacje. Jednocześnie można odrzucić taki wniosek, jeśli okaże się, że pracownik źle zagospodarował pieniądze.

Korzystanie z samej karty jest bardzo bezpieczne. Dzięki dedykowanej aplikacji środki są dostępne na wirtualnej karcie, zatem jeśli pracownik zgubi telefon, administrator bardzo szybko zablokuje kartę zabezpieczając ją przed użyciem przez niepożądane osoby. Ponadto w programie do wszystkich faktur z podróży można podpiąć scan/zdjęcie z delegacji. Dzięki temu pracownik nie musi wysyłać faktur, np. pocztą elektroniczną co sprawia, że nie musi gromadzić faktur i martwić się, gdy jakaś zaginie.

Firma bez papierologii i z oszczędnością czasu

Rozwiązania takie jak Sparados okazują się niezwykle przydatne dla małych i średnich przedsiębiorstw, nie posiadających rozbudowanych i zaawansowanych systemów do zarządzania wydatkami firmowymi. Przedsiębiorca ma możliwość planowania i administrowania wydatkami, umożliwiając generowanie indywidualnych kart pracowniczych Mastercard i alokację odpowiednich środków na każdą z nich (wirtualne karty firmowe zintegrowane są z portfelami cyfrowymi Apple Pay i Google Pay). Każda transakcja jest natychmiast widoczna w panelu w czasie rzeczywistym. Całość odbywa się w trybie online, co umożliwia administratorowi natychmiastowe monitorowanie daty i miejsca wystąpienia każdego wydatku. Możliwa jest też integracja systemu Sparados z już istniejącym oprogramowaniem w firmie za pomocą interfejsu API, a to znacznie ułatwia monitoring przepływu kosztów w firmie oraz umożliwia agregowanie danych i zbiorczych zestawień.

W systemie Sparados w 20 sekund można wyrobić pracownikowi wirtualną, przedpłaconą kartę pracowniczą do płacenia za wszystkie wydatki w czasie jego podróży służbowej. ​​To oznacza pełną elastyczność w zarządzaniu płatnościami ze służbowego portfela, automatyzację manualnych procesów między pracownikiem a działem księgowości, choćby rezygnację z wypłaty zaliczek na poczet służbowych wydatków. To pełna kontrola i analiza kwestii związanych z płynnością oraz poszukiwaniem oszczędności w firmie. Dodatkową wartością dla przedsiębiorcy jest też możliwość umieszczenia własnego brandu na takiej karcie płatniczej, i oczywiście oszczędność czasu (bez oczekiwania na wydanie karty przez bank).

Rozwiązania do zarządzania wydatkami firmowymi z wykorzystaniem kart wirtualnych stanowią bardzo dobrą alternatywę dla tradycyjnych, plastikowych kart płatniczych, a karty firmowe w formie wirtualnej są bezpieczne i odporne na oszustwa. Firma posiada własny panel administracyjny z dostępem dla jednego lub więcej użytkowników a karta może być "na stałe" przypisana do pracownika i w zależności od potrzeb doładowywana przed każdą podróżą. Można pracownikowi wyrobić jednorazową kartę ze ściśle określoną kwotą i/lub z ograniczonym czasem jej wykorzystania. Wówczas będzie działać jak karta podarunkowa. Po wykorzystaniu kwoty bądź upłynięciu czasu środek płatniczy wygaśnie i nie będzie widoczny dla pracownika.

System, dostępny w wersji webowej i mobilnej dla Android i iOS, oferowany przez Sparados jest prosty, można w nim wszystko opisać tak, by osoba zajmująca się księgowością mogła łatwo odnaleźć np. faktury konkretnej delegacji. Na bieżąco można obserwować wydatki wszystkich pracowników na jednym ekranie i sprawdzać czy pracownik dodał wszystkie faktury i paragony. To znacznie ułatwia późniejsze rozliczanie się pracownika z kosztów poniesionych podczas wyjazdu i oszczędza czas osób zajmujących się księgowością.

***

Firma Sparados, założona w roku 2022, powstała w odpowiedzi na rosnące potrzeby przedsiębiorców. Jej celem jest znaczące wspieranie przedsiębiorców w zarządzaniu finansami swoich firm, optymalizacji kosztów oraz usprawnianiu procesu wydawania kart firmowych pracownikom. Od tamtej pory firma ta dynamicznie rozwija swoją działalność, dostarczając innowacyjne rozwiązania cyfrowe dla przedsiębiorstw, w tym tych z sektorów fintech, ubezpieczeniowego, transportowego i marketingowego. Głównymi partnerami biznesowymi Sparados są Verestro, jako dostawca technologii IT, oraz Quicko, organizacja posiadająca licencję instytucji płatniczej.