Problematyka tzw. zatorów płatniczych nie jest nowa i towarzyszy obrotowi gospodarczemu od dawna, ale od niecałych trzech lat istotnie wpływa na działalność rozliczeniową przedsiębiorców. W związku z obszerną nowelizacją ustawy regulującej kwestie zatorów płatniczych, która ogłoszona została 23 listopada 2022 roku - wróciła w nowej odsłonie.
Do zatorów płatniczych dochodzi, gdy przedsiębiorca nie otrzymuje na czas należności od swoich partnerów biznesowych. Prowadzi to do kumulacji zadłużenia, co z kolei oddziałuje na współpracujące z nim podmioty, w konsekwencji wywierając niekorzystny wpływ na całe otoczenie gospodarcze. Ograniczeniu powstawania zatorów płatniczych ma służyć zakaz nadmiernego opóźniania się ze spełnianiem świadczeń pieniężnych. Dochodzi do niego kiedy w okresie 3 miesięcy suma wartości świadczeń pieniężnych niespełnionych oraz spełnionych po terminie przez dany podmiot wynosi co najmniej 2 mln zł (5 mln zł w przypadku postępowań wszczętych w latach 2020-2021).
Prezes UOKiK identyfikuje podmioty, u których wystąpiły lub mogły wystąpić nadmierne opóźnienia na podstawie danych otrzymanych od szefa KAS lub na podstawie składanych sprawozdań o stosowanych terminach zapłaty, które są mu przekazywane bezpośrednio przez Ministra. Zgodnie z nowymi, obowiązującymi od 1 stycznia 2023 roku przepisami obowiązek składania sprawozdań podmioty zobowiązane powinny realizować do dnia 30 kwietnia każdego roku kalendarzowego w odniesieniu do roku poprzedzającego. Podmiotami zobowiązanymi są natomiast najwięksi podatnicy podatku dochodowego od osób prawnych.Wedle danych UOKIK od początku obowiązywania regulacji dotyczącej zatorów płatniczych wszczętych zostało znacznie ponad sto postępowań, z których część trwa już nawet dwa lata. Zgodnie z dotychczasowymi przepisami Prezes UOKiK w toku postępowań, w celu ustalenia wystąpienia przesłanek wymierzenia kary wymagał przedstawienia wyjaśnień oraz przekazania kompleksowych danych za całe badane okresy wedle indywidualnie ustalonego formatu i klasyfikacji, które następnie podlegały szczegółowej analizie. Znowelizowane przepisy z jednej strony mają usprawnić przebieg postępowań, z drugiej natomiast zaostrzyć odpowiedzialność za nadmierne opóźnianie się. Zmiany te mają bezpośrednio przyczynić się do zwiększenia liczby wszczynanych postępowań. Z punktu widzenia przedsiębiorców, postępowanie nadal będzie się wiązało ze znacznym zaangażowaniem osobowym w przygotowanie właściwych danych i wypełnienie nałożonych zobowiązań. Zwłaszcza gdy podmiot nie posiada w swoim systemie ERP danych, które mogą być wymagane przez Prezesa UOKiK.
Weryfikacja przebiegu rozliczenia i płatności dokumentów może być bardzo uciążliwa, szczególnie biorąc pod uwagę ich liczbę transakcji w dużych przedsiębiorstwach. Często procesy rozliczeń są bardzo długie i zawiłe oraz trudno jest ustalić powiązania pomiędzy poszczególnymi dokumentami rozliczeniowymi. Płatności częściowe, przedpłaty, korekty, kompensaty – to wszystko powoduje, że prawidłowe przedstawienie daty oraz formy spełnienia świadczenia może okazać się problematyczne. Często można spotkać się z sytuacją, w której data rozliczenia dokumentu nie jest zgodna z faktyczną datą płatności. Komplikacje w raportowaniu może również spowodować częściowa zapłata faktury. Wówczas dla każdej części płatności należałoby przedstawić odpowiadającą jej datę, nawet jeśli faktura została uregulowana w kilkunastu przelewach lub rozliczona w inny sposób. Tego typu analiza dla pojedynczych przypadków drastycznie wydłuża czas przygotowania niezbędnych informacji. W przypadku wszczęcia postępowania przez Prezesa UOKiK, przedsiębiorstwo ma obowiązek tworzenia szczegółowych zestawień, co w praktyce oznacza konieczność zapewnienia gotowości systemu ERP do wygenerowania listy niezapłaconych oraz zapłaconych (w tym częściowo) faktur dostawców i odbiorców za badany okres wraz ze wskazaniem szczegółów odpowiadających im dokumentów rozliczeniowych.
Sprostanie obowiązkom sprawozdawczym w zakresie zatorów płatniczych oraz dostarczenie rzetelnych danych w trakcie ewentualnych postępowań kontrolnych bez nadmiernego angażowania personelu wymaga odpowiedniego zaprojektowania i automatyzacji systemu ERP w przedsiębiorstwie.. Skutecznie zautomatyzowane procesy zastępują natomiast powtarzalne, realizowane manualnie czynności (np. uzgodnienia, przenoszenie danych pomiędzy systemami), które w zwyczajnych warunkach, bez wdrożenia innowacyjnych technologii, zajmują tygodnie. Obszarem, gdzie zasadnym jest wdrożenie rozwiązań technologicznych jest przygotowanie raportu o dyscyplinie płatniczej, a także zestawień, które będą przydatne w razie ewentualnych postępowań prowadzonych przez Prezesa UOKiK. Znaczne korzyści mogą też zostać osiągnięte poprzez wdrożenie funkcjonalności przygotowania raportów na bazie danych bezpośrednio pochodzących z systemów księgowych.
Autorzy:
Marcin Sidelnik, partner PwC
Magdalena Brzuszczyńska, wicedyrektor PwC
Bartosz Piątek, radca prawny PwC Legal